Automatización  de facturas

¿Conoce el coste de sus cuentas a pagar por factura?

El Instituto de Gestión Financiera (IOFM) ha medido que sin la automatización de las cuentas por pagar los costos están en el rango de 16 € por factura. Esto se aplica si usted no tiene la automatización de la factura y < 20.000 facturas procesadas por su equipo por sitio. Esto no incluye todavía el coste de su sistema de contabilidad/ERP, el coste de los documentos físicos como los cheques y los esfuerzos muy significativos fuera del equipo de cuentas a pagar que el personal y los gerentes encuentran para aprobarlas. Todo esto viene por añadidura.

¿Conoce el coste adicional oculto de personal y de aprobación de la gestión por factura más allá del equipo de cuentas por pagar?

Crear el caso de negocio suele ser muy difícil para el equipo de cuentas por pagar. Es casi imposible cuantificar con exactitud el tiempo que el personal y los directivos dedican fuera de su departamento a localizar a la persona original que solicitó los bienes o servicios. A menudo, el empleado necesita discutir con el proveedor para establecer realmente si la factura es correcta. Mientras tanto, los responsables de cuentas no obtienen respuesta y tienen que dedicar más tiempo a buscar información. Toda esta comunicación de ida y vuelta resta un tiempo valioso a la empresa y a menudo es mucho más costosa que el coste dentro del departamento de cuentas por pagar. Dependiendo de los niveles salariales de los aprobadores, el coste adicional típico por factura oscila entre 18 y 27 euros, que se suman al coste típico de 16 euros dentro del departamento de cuentas a pagar. Por lo tanto, el coste total por factura sin una automatización completa de las compras y los pagos puede ascender fácilmente a entre 34 y 43 euros.

Otro KPI para analizar su nivel de rendimiento es qué porcentaje de sus facturas se procesa de forma totalmente automática sin ningún esfuerzo humano en su departamento de cuentas por pagar. Si actualmente está por debajo del 90%, debería apostar por una solución moderna de compras y pagos de principio a fin como ebidtopay. Las soluciones de automatización de facturas puras que sólo digitalizan las facturas y extraen la información sólo abordan los síntomas del problema.

Tiene que abordar la causa fundamental de que sólo debe pagar las facturas que tengan una orden de compra adecuada y que sólo debe trabajar con proveedores que sean fiables y se esfuercen por enviarle facturas que coincidan con su orden de compra. De lo contrario, al final pagará demasiado, aceptará gastos inconducentes y no podrá masificar su demanda con aquellos proveedores que realmente cumplan con sus requisitos. Eche un vistazo a nuestra calculadora de retorno de la inversión, que le permite jugar con los números y hacerse una idea concreta de su retorno de la inversión y de la recuperación de la inversión en una solución moderna de compra a pago de principio a fin.

El 57% de las empresas todavía sigue el estilo ERP de contabilización parcialmente manual de las cuentas por pagar, lo que hace que su empresa sea vulnerable al fraude en las cuentas por pagar

La ciberdelincuencia está floreciendo. Si no dispone de un sistema como ebidtopay para la automatización integral de las facturas de compra y pago y la gestión de los datos maestros de los proveedores, el riesgo de fraude aumenta significativamente año tras año. Una investigación de EY ha demostrado que las organizaciones con procesos manuales de cuentas por pagar son más vulnerables al fraude de cuentas por pagar. En 2021, las organizaciones experimentaron más de 11.000 millones de euros en pérdidas debido al fraude en las cuentas por pagar en todo el mundo.